Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des sich als Einrichtung auf der InstiKom Plattform registrierten Kunden (im Folgenden „Auftraggeber“) und der InstiKom GmbH, Leightonstraße 3, 97074 Würzburg  (im Folgenden „Auftragnehmer“).

1. GEGENSTAND UND DAUER DES AUFTRAGS

(1) Die InstiKom GmbH stellt dem Kunden mit der Freischaltung des InstiKom Accounts eine Web- und App-Oberfläche zur Kommunikation zwischen der/ den Einrichtungen des Kunden und den Angehörigen / gesetzlichen Vertretern zur Verfügung. Der konkreten Leistungsumfang der Dienstleistung ist im Nutzungsvertrag geregelt.

(2) Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrages.

2. KONKRETISIERUNG DES AUFTRAGSINHALTS

(1) Die Verarbeitung der Daten umfasst das Erheben, Erfassen, Speichern, Bearbeiten, Offenlegen, Auswerten, Übermitteln, Veröffentlichen für einen zugriffsberechtigten Personenkreis und Löschen der Daten.

(2) Die Verarbeitung dient dazu dem Kunden oder den Einrichtungen des Kunden eine Web- und App-Oberfläche (InstiKom) bereitzustellen, über die der Kunde mit den Angehörigen / gesetzlichen Vertretern über eine Datenfernverbindung kommunizieren und wichtige Informationen austauschen kann. Der konkrete Umfang der Dienstleistung ist im Nutzungsvertrag geregelt.

(3) Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.    

3. ART DER DATEN

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien:

  • Pseudonymisierte Nutzungsdaten (IP-Adresse): Erfassung der IP-Adressen zur Sperrung bei einer gewissen Anzahl an gescheiterten Requests (aus Sicherheitsgründen)
  • Vertrags- und Kontaktdaten der Einrichtung(en), Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Personenstammdaten der zu der/den Einrichtung(en) zugehörigen Bewohnern, Name, Bereichszugehörigkeit, Profilbild (optional)
  • Weiterführende Informationen zum Bewohner (optionales Modul): Geburtsdatum, Allergien, Kontaktpersonen
  • Kontaktdaten der Mitarbeiter und Bezugspersonen (z.B. Angehörige), Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Bild- und Mediendaten aus der Einrichtung sowie der Bewohner, sofern eine Einwilligung des Bewohners oder des gesetzlichen Vertreters nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO vorliegt
  • Terminbasierte Daten zu Veranstaltungen, Veranstaltungsort, Veranstaltungsdatum und -uhrzeit, Name und Inhalt der Veranstaltung
  • Sozialdaten der Einrichtungen, konkret Plätze und Träger der Einrichtung
  • Jedwede Datenkategorie, welche der Auftraggeber freiwillig im Rahmen des Vertragsverhältnisses beim Auftragnehmer verarbeiten lässt

4. KATEGORIEN BETROFFENER PERSONEN

Betroffen von der Verarbeitung sind nachstehende Kreise von Betroffenen:

  • Bewohner der Einrichtung
  • Bezugspersonen (Angehörige, gesetzliche Vertreter) der zur Einrichtung(en) zugehörigen Bewohner
  • Mitarbeiter der Einrichtung(en)
  • Andere Kategorien, welche der Auftraggeber im Rahmen des Vertragsverhältnisses beim Auftragnehmer verarbeiten lässt

5. TECHNISCH-ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung, zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit eine Prüfung bzw. ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren

6. BERICHTIGUNG, EINSCHRÄNKUNG UND LÖSCHUNG VON DATEN

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

7. QUALITÄTSSICHERUNG UND SONSTIGE PFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

(1) Der Auftragnehmer gewährleistet die Bereitstellung eines Datenschutzbeauftragten / Ansprechpartners / Vertreters als Kontaktperson. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Fabian Marterer, SiDIT GmbH, Langgasse 20, 97261 Güntersleben benannt.

(2) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verarbeitungspflicht ist die gesetzliche Verarbeitungspflicht dem Auftraggeber gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 a) DS-GVO mitzuteilen.

(3) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 2].

(4) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

(5) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

(6) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

(7) Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

(8) Die Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 9 dieses Vertrages.

8. UNTERAUFTRAGSVERHÄLTNISSE

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber vier Wochen vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

(3) Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der nachfolgenden Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO:

  • Hostinganbieter Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen: Bereitstellung der Server- und Backup-Serverinfrastruktur, auf der alle unter Punkt 3 genannten Datenarten verarbeitet und gespeichert werden.

(4) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(5) Die Unterauftragnehmer sind zur Erbringung der vereinbarten Leistung innerhalb der EU/des EWR verpflichtet. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(6) Der Auftragnehmer stellt vertraglich sicher, dass die vereinbarten Regelungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auch gegenüber Subunternehmern gelten.

9. KONTROLLRECHTE DES AUFTRAGGEBERS

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch einen im Einzelfall zu benennenden Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Für Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer für die damit verbundenen Aufwände einen Vergütungsanspruch in Absprache mit dem Auftraggeber geltend machen.

10. MITTEILUNG BEI VERSTÖßEN DES AUFTRAGNEHMERS

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen der Bearbeitung von Anträgen Betroffener gem. Art. 15 bis 21 DS-GVO.

(2) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

  1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
  2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
  3. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
  4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
  5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(3) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

11. WEISUNGSBEFUGNIS DES AUFTRAGGEBERS

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich in Textform.

(2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

12. LÖSCHUNG UND RÜCKGABE VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Entstehen dem Auftragnehmer Kosten bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, die in der Leistungsvereinbarung nicht anderweitig geregelt sind, so trägt diese der Auftraggeber.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

13. WAHRUNG VON BETROFFENENRECHTEN I.S.D. § 203 STGB

Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte i.S.d. § 203 StGB allein verantwortlich. Für den Fall, dass der Auftraggeber einer Berufsgeheimnispflicht i.S.d. § 203 StGB unterliegt, hat dieser Sorge dafür zu tragen, dass eine unbefugte Offenbarung i.S.d. § 203 StGB durch den Auftragnehmer nicht erfolgt.

14. HAFTUNG UND SCHADENSERSATZ

Der Auftraggeber gewährleistet in seinem Verantwortungsbereich die Umsetzung der sich aus den einschlägigen geltenden rechtlichen Bestimmungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Es gelten grundsätzlich die Haftungsbeschränkungen aus dem Hauptvertrag. Der Auftraggeber stellt den Auftragnehmer von sämtlichen Ansprüchen frei, die Dritte wegen der Verletzung ihrer Rechte gegen den Auftragnehmer auf Grund der vom Auftraggeber Beauftragung personenbezogener Daten geltend machen, sofern nicht der Anspruch des Dritten auf einer rechtswidrigen Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer beruht. Art. 82 DS-GVO bleibt unberührt.

15. SONSTIGES, ALLGEMEINES

(1) Sollten die personenbezogenen Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit an den personenbezogenen Daten des Auftraggebers bei dem Auftraggeber liegt.

(2) Unbeschadet des Weisungsrechts des Auftraggebers gemäß Absatz 11 dieser Vereinbarung bedürfen Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung und aller ihrer Bestandteile einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf diese Formerfordernis.

(3) Die Regelungen dieser Vereinbarung gelten auch nach einer Beendigung des primären Leistungsverhältnisses bis zur vollständigen Vernichtung oder Rückgabe aller personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Auftraggeber fort.

(4) Sollten einzelne Teile der hier vorliegenden Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit dieser Vereinbarung im Übrigen nicht. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Regelung eine solche gesetzlich zulässige Regelung zu treffen, die dem Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt.

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